Owl Practice Inc. Politique de confidentialité

1. Introduction

Bienvenue sur le site www.owlpractice.ca (le « site web« ). Cette politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité« ) décrit comment Owl Practice Inc. (« Owl« , « nous » ou « notre« ) recueille, utilise, divulgue, transfère, conserve et protège les informations personnelles des abonnés Owl (« vous« ) en relation avec ses produits et services logiciels, y compris ceux mis à disposition sur le site Web, dans tout portail de discussion en ligne Owl tel que notre page Facebook actuelle ou future, nos pages Twitter ou notre forum de discussion (individuellement et collectivement, la « Propriété sociale Owl« ), ou via un appareil mobile (collectivement, les « Services« ). Votre utilisation du site Web et de nos services est soumise à cette politique de confidentialité ainsi qu’à nos conditions d’utilisation. Les termes commençant par une majuscule mais non définis dans la présente politique de confidentialité ont la signification qui leur est donnée dans les conditions d’utilisation et l’accord d’association commerciale, respectivement.

Nous prenons votre vie privée très au sérieux et nous nous engageons à préserver la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des informations que vous nous fournissez lorsque vous utilisez nos services. Nos mesures de sécurité sont conformes aux lois sur la protection de la vie privée ainsi qu’aux meilleures pratiques des prestataires de soins de santé, comme décrit plus en détail ci-dessous. En utilisant nos services, vous acceptez la collecte, l’utilisation et la divulgation d’informations personnelles comme indiqué dans la présente politique de confidentialité.

Nous pouvons modifier notre politique de protection de la vie privée de temps à autre. Le cas échéant, nous publierons la politique révisée sur notre site web et modifierons la date de la « dernière modification » en haut de la politique. Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre site web pour obtenir les dernières informations sur notre politique et nos pratiques en matière de protection de la vie privée. Si nous apportons des modifications importantes à notre politique de protection de la vie privée, nous prendrons des mesures supplémentaires pour les porter à votre connaissance. Après la publication de toute modification de cette politique, le fait de continuer à utiliser les services signifie que vous acceptez les conditions révisées de cette politique de protection de la vie privée.

2. Les types d’informations personnelles que nous recueillons

Aux fins de la présente politique, les informations personnelles sont toutes les informations concernant une personne identifiable, y compris toutes les informations qui, seules ou combinées à d’autres, pourraient être utilisées pour identifier une personne (« informations personnelles« ). Les informations personnelles ne comprennent pas les informations agrégées, ni les informations personnelles qui ont été dépersonnalisées par la suppression de détails potentiellement identifiants, de sorte que les données ne peuvent pas être identifiées à une personne en particulier.

Nous recueillons les informations personnelles que vous nous communiquez directement ou que vous nous fournissez en interagissant avec notre site web ou en utilisant les services d’une autre manière. Les types d’informations personnelles que nous recueillons sont les suivants :

• Informations que vous nous fournissez lorsque vous vous inscrivez pour un compte Owl. Lorsque vous vous inscrivez à un compte Owl, nous vous demandons de fournir des informations vous concernant, notamment vos nom et prénom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre sexe, votre adresse électronique, le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre compte, le nom de votre clinique et les coordonnées de votre fournisseur de soins de santé, votre profession (par exemple, si vous êtes psychologue, travailleur social, psychothérapeute ou thérapeute), et si vous êtes un étudiant, un cabinet de groupe ou un PFNL.
  
  
• Informations que vous fournissez lorsque vous utilisez les services. Lorsque vous utilisez nos Services, vous pouvez nous fournir des messages ou des informations de transaction relatives à vos interactions avec vos clients, des reçus, des données personnelles sous forme de texte, d’image ou de vidéo, et d’autres contenus que vous pouvez choisir de nous fournir dans le cadre normal de votre utilisation des Services et des Propriétés sociales du Hibou, y compris, mais sans s’y limiter, des messages, des profils, des commentaires, des suggestions, des messages transférés, des informations de retour, des informations d’utilisation, des informations de transaction et des Données de trafic (telles que définies ci-dessous). Nous pouvons également collecter les informations que vous nous fournissez lorsque vous remplissez un formulaire web, nous envoyez un e-mail, faites une demande d’assistance ou interagissez avec nous par tout autre moyen de communication.
  
  
• Informations recueillies lors de vos visites sur le site web. Lorsque vous accédez aux services à l’aide d’un navigateur web ou d’une autre application, nous pouvons recueillir et stocker certains types d’informations, notamment votre adresse IP, des données sur votre localisation générale et des informations d’utilisation non personnelles telles que les pages web que vous visitez lorsque vous utilisez les services. Nous recueillons également des données sur le trafic par l’intermédiaire des services en faisant appel à un fournisseur tiers d’analyse du trafic et nous utilisons des cookies qui sont stockés temporairement sur votre ordinateur (comme décrit ci-dessous). Ensemble, ces technologies nous aident à gérer notre contenu en identifiant le contenu qui est efficace.
  
  
• Les informations que vous nous fournissez dans le cadre d’enquêtes, de promotions ou de cadeaux. De temps à autre, nous pouvons vous offrir la possibilité de participer à des concours, des cadeaux et d’autres promotions. Toute information soumise dans le cadre de ces activités sera traitée conformément à la présente politique de protection de la vie privée, à l’exception de ce qui est spécifiquement prévu dans les règles de ces concours, cadeaux ou promotions. De temps à autre, nous pouvons également vous demander de participer à des enquêtes destinées à nous aider à améliorer nos services. Toute information personnelle fournie à la société dans le cadre d’une enquête ne sera utilisée que dans le cadre de cette enquête et conformément aux autres dispositions de la présente politique de confidentialité.
  
  
• Informations relatives au paiement. Nous faisons appel à une société tierce de traitement des paiements pour faciliter le traitement des informations de paiement si cela est nécessaire pour vous fournir les services.

Outre certains renseignements clés dont nous avons besoin pour fournir nos Services, les Renseignements personnels que vous nous fournissez sont facultatifs. Vous pouvez partager autant ou aussi peu que vous le souhaitez, que ce soit par le processus d’inscription ou votre utilisation des Services. Vous pouvez toujours choisir de ne pas divulguer certains Renseignements personnels, mais cela peut signifier que vous ne pourrez pas accéder à certaines fonctionnalités des Services. Par exemple, votre nom et votre adresse courriel sont nécessaires pour terminer le processus d’inscription.

Si vous choisissez d’utiliser les Services pour collecter, utiliser, divulguer et/ou conserver des informations personnelles sur vos patients et clients (« Informations sur les clients« ), vous déclarez que vous vous conformerez à toutes les lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent à vous en ce qui concerne ces Informations sur les clients, et que vous obtiendrez tous les consentements nécessaires (et gérerez le retrait de ces consentements) de la part de vos patients et clients pour que Owl utilise ces Informations sur les clients afin de vous fournir les Services. Si vous nous demandez de collecter, d’utiliser, de divulguer et/ou de conserver toute Information Client en votre nom dans le cadre de votre utilisation des Services, nous le ferons uniquement conformément à vos instructions et comme spécifié dans cette Politique de Confidentialité et dans l’Accord d’Association Commerciale en ce qui concerne les Informations de Santé Protégées.

Nous comptons sur vous pour veiller à ce que les informations personnelles que vous nous fournissez soient exactes, complètes et à jour. Vous pouvez à tout moment apporter des modifications ou des corrections à vos informations personnelles. Si vous souhaitez revoir ou mettre à jour vos informations personnelles, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées indiquées ci-dessous. Bien que nous fassions tout notre possible pour garantir l’exactitude de vos informations dans nos rapports, affichages, articles et demandes d’assistance, vous devez vérifier toutes les informations créées à partir de votre utilisation des services et nous vous recommandons de consulter un professionnel avant de remplir toute déclaration gouvernementale ou réglementaire ou de vous fier à ces informations, car l’utilisation de ces dernières se fait à vos propres risques.

3. Comment nous utilisons vos informations personnelles

Nous utilisons vos informations personnelles pour vous fournir les services et pour gérer notre entreprise, notamment aux fins suivantes :

• pour faire respecter nos conditions d’utilisation ;
• pour assurer le service à la clientèle et l’assistance ;
• pour résoudre les litiges ;
• d’identifier, de dépanner et de résoudre les problèmes liés aux services ;
• pour répondre à vos demandes concernant certaines caractéristiques et fonctionnalités des services ;
• pour personnaliser, mesurer et améliorer les services ;
• pour vous informer du marketing ciblé, des mises à jour de services et des offres promotionnelles, dans la mesure où la loi le permet ;
• pour nous aider à mesurer nos performances et à partager ces informations avec d’autres ;
• se conformer aux exigences légales ou réglementaires ;
• pour fournir, maintenir, administrer ou développer les services, effectuer des analyses commerciales ou à d’autres fins internes pour soutenir, améliorer ou renforcer notre activité, les services et les autres produits et services que nous offrons ;
• pour effectuer l’analyse des données et les tests ;
• pour vous contacter, si la loi l’exige ou le permet ;
• pour enquêter sur d’éventuelles fraudes ou autres violations de nos conditions ou de la présente politique de confidentialité ou sur des tentatives de nuire à toute personne physique ou morale ; et
• à d’autres fins, sous réserve de votre consentement explicite.

Veuillez noter que nous ou nos fournisseurs de services (y compris, mais sans s’y limiter, notre fournisseur de facturation d’assurance) pouvons regrouper et rendre anonyme les Renseignements personnels et utiliser ces données agrégées et anonymisées à des fins d’analyse comparative et d’autres fins. Nous utilisons également des données agrégées pour analyser et comprendre l’utilisation de nos Services par nos client(e)s et leurs client(e)s, et pour publier un rapport annuel sur l’« État de la pratique privée » qui est basé sur ces données agrégées et anonymisées des comptes clients.

Si vous nous fournissez un témoignage, vous acceptez expressément que nous le publiions avec votre nom sur le site Web ou dans les Services de temps à autre.

4. Divulgation d’informations personnelles

Nous nous réservons le droit (et vous autorisez expressément le Hibou) de partager ou de divulguer vos renseignements personnels lorsque nous déterminons, à notre seule discrétion, que la divulgation de ces renseignements est nécessaire ou appropriée :

• pour faire valoir nos droits à votre encontre ou en cas de violation par vous de nos conditions d’utilisation ;
• prévenir les activités interdites ou illégales ; ou
• lorsque cela est exigé par une loi, une règle, un règlement, une citation à comparaître ou toute autre procédure judiciaire applicable.

Si tout ou partie de nos activités, ou une ou plusieurs de nos divisions, sont acquises par un ou plusieurs tiers à la suite d’une acquisition, d’une fusion, d’une vente, d’une réorganisation, d’une consolidation, d’une liquidation ou d’une autre transaction similaire, vos informations personnelles peuvent faire partie des actifs transférés et vous acceptez le transfert de vos informations personnelles dans ce cas.

Owl propose également des blogs et des forums communautaires accessibles au public. Vous devez savoir que toute information que vous fournissez dans ces zones peut être lue, collectée et utilisée par d’autres personnes qui y ont accès. Nous n’assumons aucune responsabilité pour toute information que vous ou vos employés, agents, contractants et représentants affichez ou publiez sur la Propriété sociale du Hibou et vous acceptez de nous indemniser et de nous dégager de toute responsabilité pour toute perte, coût, plainte, dommage, réclamation ou responsabilité découlant d’un tel affichage ou d’une telle publication.

5. Traitement des données à caractère personnel par des tiers

Sauf indication contraire dans la présente politique de confidentialité, nous ne partageons pas vos informations personnelles avec des tiers.

Nous pouvons partager vos informations avec nos sociétés affiliées, avec des prestataires de services qui nous aident à gérer nos activités ou à fournir les services, à répondre à vos demandes ou à satisfaire aux exigences de la loi. Par exemple, nous pouvons faire appel à un prestataire de services tiers pour faciliter l’envoi de rappels par SMS en votre nom, sur demande.

Nos prestataires de services ne peuvent utiliser les informations personnelles autrement que pour le service qu’ils fournissent, et nos contrats avec ces prestataires de services exigent qu’ils maintiennent des mesures de sécurité raisonnables et appropriées.

6. Transfert transfrontalier de données

En règle générale, nous recueillons, utilisons et stockons vos informations personnelles uniquement au Canada. Veuillez toutefois noter que nous pouvons faire appel à des prestataires de services tiers qui peuvent stocker ou traiter vos informations personnelles aux États-Unis ou dans d’autres juridictions que le Canada, où elles peuvent être soumises aux lois de la juridiction dans laquelle elles sont traitées ou stockées.

7. Cookies et technologies connexes

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont de petits fichiers de données qui sont stockés sur l’ordinateur d’un abonné à des fins d’archivage. Ils permettent de savoir comment vous utilisez les services et ce que vous regardez. Un cookie d’identification de session expire lorsque vous fermez votre navigateur. Lorsque vous vous connectez à votre compte, votre navigateur peut vous demander si vous souhaitez qu’il se souvienne de vous en tant qu’abonné enregistré des services. Si vous acceptez, l’identifiant de session devient un cookie persistant, qui reste sur votre disque dur pendant une période prolongée. Bien que les cookies soient utilisés par la plupart des grands sites web et qu’ils soient acceptés par défaut par la plupart des navigateurs web, il peut être possible de désactiver les cookies via les paramètres de votre navigateur. Toutefois, si vous décidez de ne pas accepter les cookies de notre site web, il se peut que vous ne puissiez pas profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de nos services.

Comment utilisons-nous les cookies ?

Nous utilisons des cookies de session et des données d’utilisation pour permettre de naviguer dans l’environnement sécurisé des Services et pour conserver, et parfois suivre, des informations vous concernant dans le but de créer une expérience web personnalisée et d’améliorer les Services ou de mesurer et de transmettre à d’autres les niveaux de performance des Services. Nous pouvons lier les informations que nous stockons dans les cookies à toute information personnelle que vous soumettez lors de l’utilisation des Services dans le but de créer une expérience personnalisée, d’aider Owl à comprendre ses utilisateurs et abonnés et à concevoir des améliorations aux Services, et dans le but de collecter des mesures d’utilisation et de performance de Owl. Nous n’utilisons les cookies que pour préserver les informations de session pour la commodité de nos clients(c ‘est-à-dire pour maintenir leurs sessions connectées).

Comment utilisons-nous d’autres outils d’analyse ?

Owl peut de temps à autre mettre en œuvre d’autres services d’analyse de tiers qui utilisent également des cookies. Par exemple, nous utilisons Google Analytics (pour le désactiver, cliquez ici) pour évaluer l’utilisation de notre site Web. Si l’utilisation de cookies par un fournisseur de services diffère matériellement des pratiques déjà énumérées, nous réviserons ce document en conséquence et notifierons les clients existants de ce(s) changement(s). D’autres cookies créés dans le cadre des services sont utilisés pour sécuriser votre session de connexion et garantir la sécurité de votre compte. Ces cookies ne sont pas liés à l’analyse du trafic susmentionnée et ne sont jamais partagés avec des tiers.

8. Comment nous protégeons les informations personnelles

Toutes les informations sur les clients que vous fournissez à Owl par le biais de votre utilisation des services seront limitées et ne seront pas diffusées à d’autres parties, à l’exception des individus ou des entités nécessaires pour fournir les services. Toute information fournie sur des clients potentiels sera restreinte. Owl n’accèdera pas à ces informations sauf pour vous fournir les Services ou le support client, conformément aux Conditions d’utilisation, et tel que requis par toute loi applicable ou autre procédure légale.

Afin de garantir la sécurité des informations personnelles, nous limitons l’accès non autorisé par le biais de politiques, de procédures et de mesures techniques de protection, notamment :

• le cryptage des informations personnelles en transit et au repos à l’aide de la technologie Secure Socket Layer (SSL). Pour en savoir plus sur SSL, suivez ce lien:
• fournir des garanties physiques et électroniques raisonnables en ce qui concerne le stockage des informations à caractère personnel ;
• sauvegarder et crypter régulièrement les données de votre compte ;
• limiter l’accès aux informations personnelles aux employés ou aux sous-traitants dont nous pensons raisonnablement qu’ils doivent entrer en contact avec ces informations pour vous fournir des produits ou des services ou pour faire leur travail ; et
• régir les employés et autres contractants par des normes et politiques strictes afin de garantir que les informations personnelles sont sécurisées et traitées avec le plus grand soin et le plus grand respect.

En outre, Owl maintient les protections physiques suivantes :

• la zone de réception du bureau est physiquement séparée de la zone de traitement des documents ;
• l’accès à ces deux zones est contrôlé par une clé ;
• l’accès aux informations personnelles est limité au personnel requis et l’accès est contrôlé et enregistré ; et
• Owl présélectionne ses employés et leur fournit une formation et une orientation sur leurs obligations en matière de maintien de la confidentialité et de la sécurité des informations personnelles.

Veuillez noter qu’aucune transmission de données sur l’internet ou autrement ne peut être garantie comme étant totalement sûre. Par conséquent, bien que nous nous efforcions de protéger les informations, nous ne pouvons garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez, et vous nous fournissez ces informations à vos propres risques. Si vous avez un problème de sécurité, veuillez nous contacter. Nous travaillerons en étroite collaboration avec vous afin d’apporter une réponse rapide et personnalisée à vos préoccupations.

9. Conservation des informations personnelles

Nous conservons vos données personnelles dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre les objectifs définis dans la présente politique de confidentialité. En règle générale, nous conservons les informations personnelles (y compris les informations sur les clients) que vous nous fournissez jusqu’à ce que vous nous demandiez expressément de les supprimer. Vous pouvez supprimer ces informations à tout moment via les services. Certains fournisseurs de services tiers, tels que les sociétés de traitement des paiements, peuvent avoir leur propre politique de conservation et leurs propres exigences légales en la matière.

10. Vos choix et l’accès à vos informations personnelles

Nous accordons de l’importance à vos choix en ce qui concerne vos informations personnelles. Vous choisissez la quantité d’informations que vous souhaitez partager avec nous dans le cadre du processus d’enregistrement et de l’utilisation des services. Vous avez généralement le droit de retirer votre consentement à toute collecte, utilisation ou divulgation ultérieure de tout élément de vos informations personnelles, sous réserve des exigences légales et contractuelles ; toutefois, un tel retrait peut réduire votre capacité à tirer pleinement parti de nos services.

Vous êtes propriétaire de vos données conformément aux règles relatives au Contenu d’Abonné et au Contenu Protégé, telles que définies dans les Conditions d’Utilisation du Hibou, et vous pouvez télécharger ou supprimer vos propres données via les Services à tout moment.

Vous avez le droit d’accéder à vos informations personnelles et d’en demander la correction ou la mise à jour, sous réserve des exceptions limitées prescrites par les lois applicables. Vous pouvez le faire en nous contactant. Vous avez également le droit de refuser les communications marketing. Si vous souhaitez discuter de vos choix en matière de protection de la vie privée, y compris de votre capacité à refuser de fournir certaines informations, veuillez nous contacter.

11. Vos droits en matière de protection de la vie privée en Californie

Si vous résidez en Californie, la loi californienne vous confère les droits suivants en ce qui concerne vos informations personnelles :

Le droit de savoir quelles sont les informations personnelles que nous avons collectées, utilisées, divulguées et vendues à votre sujet, et le droit de demander que nous supprimions toutes les informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet. Pour faire une telle demande, veuillez nous écrire à l’adresse suivante :

Owl Practice Inc.
345-150 King Street West
Toronto, ON M5H 1J9
Canada

ATTN : Customer Service Department-California Privacy Info.

Vous pouvez également désigner un agent autorisé pour faire une demande d’accès en votre nom. Lorsque vous exercez ces droits et que vous nous soumettez une demande, nous pouvons vérifier votre identité. Nous pouvons également faire appel à un fournisseur de services de vérification tiers pour vérifier votre identité. L’exercice de ces droits n’aura aucun effet négatif sur le prix et la qualité de nos services.

Au cours des 12 mois précédant la date de la présente politique de confidentialité, nous n’avons pas vendu d’informations personnelles concernant nos utilisateurs et nous n’avons pas l’intention de le faire à l’avenir.

12. Droit de retrait des informations publiées – Mineurs californiens

Si vous avez moins de 18 ans, que vous résidez en Californie et que vous disposez d’un compte enregistré chez nous, vous avez le droit de demander la suppression des informations indésirables que vous publiez sur le site web. Pour demander la suppression de ces informations, vous pouvez nous contacter comme indiqué ci-dessous. Dès réception d’une telle demande, nous ferons en sorte que les informations ne soient plus accessibles au public sur le site web, mais il se peut que les informations ne soient pas complètement ou intégralement supprimées de nos systèmes et bases de données.

13. Politique de l’enfance

Notre site web n’est pas destiné à être utilisé par des enfants. Nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles auprès d’enfants de moins de 13 ans. Veuillez nous contacter si vous pensez que nous avons pu recueillir à votre insu des informations sur un enfant de moins de 13 ans, et nous prendrons immédiatement des mesures pour supprimer ces informations personnelles.

14. Droit de déposer une plainte

Nous sommes transparents quant à la manière dont nous collectons et utilisons les informations personnelles, et nous accueillons volontiers vos questions et préoccupations. Si vous avez des préoccupations ou des plaintes concernant la manière dont nous traitons vos informations personnelles, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous. Si vous estimez que nous n’avons pas répondu à vos préoccupations ou si vous choisissez de le faire, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle dans le pays où vous résidez et/ou aux États-Unis. Vous pouvez contacter la Commission fédérale du commerce des États-Unis au sujet de vos préoccupations.

15. Divers et variés

Si une partie de la présente politique de protection de la vie privée est jugée illégale, nulle ou inapplicable par un arbitre ou un tribunal compétent, la présente politique de protection de la vie privée dans son ensemble ne sera pas jugée illégale, nulle ou inapplicable, mais seule la partie de la présente politique de protection de la vie privée qui est illégale, nulle ou inapplicable sera dissociée de la présente politique de protection de la vie privée. Les titres sont insérés à des fins de référence pratique uniquement et n’affectent pas l’interprétation de la présente politique de protection de la vie privée.

16. Comment nous contacter

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique ou nos pratiques, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée par courrier électronique à l’adresse privacy@owlpractice.ca ou à l’adresse suivante :

Owl Practice Inc.
345-150 King Street West
Toronto, ON M5H 1J9
Canada