Owl Practice Inc.
Accord d’associé commercial HIPAA

1. Introduction

Bienvenue sur www.owlpractice.ca (le « site Web »). Le présent Accord d’associé commercial HIPAA (« AAC ») est conclu par et entre Owl Practice Inc. (« Owl », « nous », « notre » ou « nos ») et vous, et il entre en vigueur à la date d’acceptation électronique.   Le présent AAC énonce les obligations respectives de chaque partie concernant les Services et représente l’intégralité de l’entente entre vous et Owl concernant l’objet des présentes.

Votre acceptation électronique de cet AAC signifie que vous avez lu, compris, reconnu et accepté d’être lié par cet AAC, ainsi que par nos Conditions d’utilisation et notre Politique de confidentialité , qui sont intégrés aux présentes par cette référence. Les termes en majuscules, mais non définis dans le présent AAC ont le sens qui leur est attribué dans les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité, respectivement.

Les termes «  vous » ou « votre » désignent toute personne ou entité qui accepte le présent AAC. Aucune disposition du présent AAC ne sera réputée conférer des droits ou avantages à des tiers.

Nous pouvons, à notre seule et entière discrétion, changer ou modifier le présent AAC, toute politique ou entente annexée aux présentes, et toute limite ou restriction des Services, à tout moment, et ces changements ou modifications entrent en vigueur immédiatement après leur publication sur le site Web.  Votre utilisation du site Web ou des services après ces changements ou modifications constitue votre acceptation du présent AAC et des limitations du service telles que révisées pour la dernière fois. Si vous n’acceptez pas d’être lié par le présent AAC et les limitations des Services telles que révisées pour la dernière fois, ne continuez pas à utiliser ce Site Web ni les Services.

Nous pouvons occasionnellement vous aviser par courriel des changements ou des modifications apportés à cet AAC. Il est donc très important que vous gardiez vos coordonnées à jour. Nous n’assumons aucune responsabilité en raison de votre incapacité à recevoir un avis par courriel si cela résulte d’une adresse courriel inexacte.

Les parties conviennent de ce qui suit :

2. Définitions

Aux fins du présent AAC, tout terme en majuscule qui n’est pas autrement défini aux présentes a le sens qui lui est attribué dans l’AAC et en vertu de la HIPAA.

a. « Associé commercial » a le même sens que le terme « associé commercial » au règlement 45 C.F.R. § 160.103 de la HIPAA.

b. « Entité couverte » a le même sens que le terme « entité couverte » au règlement 45 C.F.R. § 160.103 de la HIPAA.

c. « HIPAA » désigne la Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 et les règles et règlements adoptés en vertu de celle-ci, tels que modifiés (notamment en ce qui concerne la HITECH Act).

d. « HITECH Act » désigne la Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act promulguée au Congrès des États-Unis, qui est le titre XIII de l’American Recovery & Reinvestment Act, et les règlements en vertu de celle-ci, tels que modifiés.

e. Les « Renseignements médicaux protégés » ou les « RMP » ont le sens qui leur est attribué en vertu de la HIPAA s’ils sont fournis à Owl dans le cadre de votre utilisation autorisée des Services.

f. « Règle de sécurité » désigne le règlement 45 C.F.R., Partie 164, sous-partie C, en vertu de la HIPAA.

3. Applicabilité

a. Parties. Le présent AAC ne s’applique que dans la mesure où vous agissez en tant qu’associé commercial pour créer, recevoir, maintenir ou transmettre des RMP par l’intermédiaire des Services et lorsque Owl, par conséquent, est réputé comme étant un de vos associés commerciaux en vertu de la HIPAA.

b. Portée des services. À compter de la date d’entrée en vigueur du présent AAC, celui-ci s’applique uniquement aux services décrits. Owl peut élargir la portée des services décrits pour inclure d’autres produits ou services Owl.  Si Owl élargit la portée des Services, le présent AAC s’applique automatiquement aux produits et services supplémentaires à la date à laquelle ils sont inclus, ou à la date à laquelle Owl a autrement fourni une communication écrite concernant une mise à jour de la portée des Services inclus (selon la date la plus rapprochée).

4. Utilisation et divulgation autorisées

a. Par Owl. Owl ne peut utiliser ou divulguer les RMP que dans la mesure permise par la HIPAA, comme indiqué dans les Conditions d’utilisation et en vertu du présent AAC. Owl peut également utiliser et divulguer des RMP pour la gestion et l’administration appropriées des activités de Owl et pour assumer les responsabilités légales de Owl, à condition que toute divulgation de RMP à cette fin ne puisse avoir lieu que si (1) la loi en vigueur l’exige; ou (2) Owl obtient des assurances raisonnables par écrit de la personne à qui les RMP sont divulgués qu’ils seront tenus confidentiels, utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été divulgués, et que Owl sera avisé de toute violation.

b. Par vous. Vous ne demanderez pas à Owl ni aux Services d’utiliser ou de divulguer des RMP d’une manière qui ne serait pas autorisée en vertu de la HIPAA si ces actions étaient effectuées par une Entité couverte elle-même (sauf dispositions contraires prévues dans la HIPAA pour un Associé commercial). Dans le cadre de votre gestion et de l’administration des Services pour les utilisateurs finaux, vous devez utiliser les contrôles disponibles dans les Services pour soutenir vos exigences de conformité HIPAA, y compris l’application des contrôles appropriés pour soutenir votre conformité HIPAA. Vous n’utiliserez pas les Services pour créer, recevoir, maintenir ou transmettre des RMP à d’autres services de Owl en dehors des Services inclus, sauf lorsque Owl a expressément conclu une entente distincte avec un associé commercial HIPAA pour l’utilisation de ces services de Owl. Si vous utilisez les Services en lien avec les RMP, vous utiliserez les contrôles disponibles dans les Services pour vous assurer que (1) tous les autres produits Owl qui ne font pas partie des Services sont désactivés pour tous les utilisateurs finaux qui utilisent les Services inclus en lien avec les RMP (sauf les services où l’utilisateur final et Owl ont déjà un accord d’associé commercial HIPAA adéquat en place); et (2) vous prenez les mesures appropriées pour limiter votre utilisation des RMP dans les Services dans la mesure minimale nécessaire à l’exercice de votre utilisation autorisée de ces RMP. Vous convenez que Owl n’a aucune obligation de protéger les RMP en vertu du présent AAC dans la mesure où vous créez, recevez, conservez ou transmettez ces RMP en dehors des Services.

5. Mesures de protection appropriées

Owl et vous utiliserez des mesures de protection appropriées conçues pour empêcher l’utilisation ou la divulgation non autorisée des RMP, conformément au présent AAC, et comme autrement requis en vertu de la règle de sécurité, relativement aux Services.

6. Rapports

Owl vous avisera rapidement après la découverte d’une violation entraînant l’utilisation ou la divulgation non autorisée de RMP en violation du présent AAC dans le délai le plus rapide possible dans les circonstances, conformément aux besoins légitimes des forces de l’ordre et des lois en vigueur, et après avoir pris toutes les mesures nécessaires pour déterminer la portée de la violation et restaurer l’intégrité raisonnable du système de services en faisant des efforts commercialement raisonnables pour atténuer tout autre effet nocif dans la mesure du possible. Vous acceptez par les présentes que tout rapport, toute notification ou tout autre avis fait en vertu du présent AAC puisse être fourni par voie électronique.  Pour plus de clarté, vous, et non Owl, devez vous assurer que vos utilisateurs finaux sont autorisés à créer, recevoir, conserver ou transmettre des RMP dans le cadre des Services, et Owl n’a aucune obligation à cet égard. La présente Section sera réputé être un avis vous informant que Owl reçoit périodiquement des tentatives infructueuses d’accès, d’utilisation, de divulgation, de modification ou de destruction non autorisés de renseignements ou d’entrave avec le fonctionnement général des systèmes d’information et des Services de Owl, et même si de tels événements sont définis comme un incident de sécurité en vertu de la HIPAA, Owl ne fournira aucun autre avis concernant ces tentatives infructueuses.

7. Agents et sous-traitants

Owl prendra les mesures appropriées pour s’assurer que tous les agents et sous-traitants utilisés par Owl pour s’acquitter de ses obligations en vertu l’AAC, et qui nécessitent l’accès aux RMP au nom de Owl, sont liés par des obligations écrites qui offrent le même niveau de protection important pour les RMP que le présent AAC. Dans la mesure où Owl fait appel à des agents et sous-traitants dans l’exécution de ses obligations en vertu des présentes, Owl demeure responsable de leur exécution comme si elle était effectuée par Owl elle-même en vertu du présent AAC.

8. Droits comptables

Owl mettra à votre disposition les RMP par l’intermédiaire des Services afin que vous puissiez remplir votre obligation de donner aux personnes leurs droits d’accès, de modification et de comptabilité conformément aux exigences de la HIPAA. Vous êtes responsable de la gestion de votre utilisation des Services afin de répondre adéquatement à de telles demandes personnelles.

9. Accès aux dossiers

Dans la mesure requise par la loi, et sous réserve du secret professionnel des avocats qui s’applique, Owl mettra à la disposition du secrétaire du département de la Santé et des Services sociaux des États-Unis (le « secrétaire ») ses pratiques internes, ses livres et ses dossiers concernant l’utilisation et la divulgation des RMP que vous avez reçus ou créés, ou encore reçus par Owl en votre nom, aux fins de la décision du secrétaire par rapport à la conformité du présent AAC.

10. Retour/destruction de renseignements

Owl convient qu’à la résiliation de l’AAC, elle retournera ou détruira tous les RMP reçus de vous, créés ou reçus par Owl en votre nom, qu’elle conserve toujours comme prévu dans les Conditions d’utilisation; à condition, toutefois, que si un tel retour ou une telle destruction ne soit pas possible, Owl prolongera les protections de cet AAC aux RMP non retournés ou détruits, et limitera les utilisations et divulgations futures aux fins qui rendent le retour ou la destruction des RMP impossibles. Dans l’éventualité où le présent AAC serait résilié plus tôt que les Conditions d’utilisation sous-jacentes, vous pouvez continuer à utiliser les Services conformément aux Conditions d’utilisation, mais vous devez supprimer tout RMP que vous conservez dans les Services et cesser de créer, recevoir, maintenir ou transmettre ces RMP à Owl ou dans les Services.

11. Durée

Le présent AAC expire à la première des éventualités suivantes : (i) la résiliation ou l’expiration des Services auxquels le présent AAC s’applique; ou (ii) votre acceptation d’un accord d’associé commercial HIPAA mis à jour qui remplace le présent AAC.

12. Interprétation

L’intention des parties est que toute ambiguïté en vertu du présent AAC soit interprété de manière cohérente dans le but de se conformer aux lois en vigueur.

13. Effet de l’Accord

Le présent AAC remplace dans son intégralité tout accord d’associé commercial HIPAA préexistant, signé par Owl et vous, couvrant les mêmes Services.  Chaque engagement et entente du présent AAC doit être interprété à toutes fins comme un engagement ou une entente de manière distincte et indépendante. Si un tribunal compétent juge qu’une disposition (ou une partie d’une disposition) du présent AAC est illégale, invalide ou autrement inapplicable, les autres dispositions (ou parties de dispositions) du présent AAC ne seront pas touchées et seront jugées valides et exécutoires dans toute la mesure permise par la loi.  En cas de conflit entre les dispositions du présent AAC et les dispositions des Conditions d’utilisation ou de la Politique de confidentialité, les dispositions du présent AAC ont préséance.